Design de prezentări: ghid în 11 pași

1. Mindset & mood (Starea ta generală și cea din momentul construcției prezentării) 

Procesul acesta de a crea o prezentare, de fapt, de a încerca să “aduci lumina” în mintea și sufletul fiecarui om din publicul ales, este o activitate foarte importantă, dar și foarte frumoasă. Bucura-te de ea, înțelege pe deplin scopul ei și da maximul, creează cea mai bună prezentare a celei mai bune variante ale tale. În plus, atunci când te apuci de treaba, fii pozitiv/a, relaxat/a, dornic/a să dăruiești ceva, ceva valoros, care să genereze schimbarea. Aloca timp suficient. Tine minte – bucura-te de proces, acordă-i importantă și timp – ești cu un pas mai aproape de a crea prezentarea care să spună o poveste.

2. Cu cine vorbești? Empatizează!

Prezentarea aceasta este un mesaj care pornește de la un om (tu) către un alt om (dintr-un grup de oameni). Pornește de la premiza aceasta, tu comunici cu un om. E important să il cunoști, e important să il înțelegi și e important să empatizezi cu el. Altfel, nu vei putea să spui o poveste, vei comunică sec, doar niște date. Cui te adresezi, cine este omul din față ta? Creează personas (nume, prenume, locul în care trăiește, studii, vârsta, gen, familie, venituri, obiceiuri, comportament într-o zi etc.) – e bine să folosești/creezi personas care să fie relevante pentru scopul comunicării tale – adică, dacă tu vizezi partea profesională, caută să acoperi prin personas cât mai mult din comportamentul de la birou. Ce nevoi are? Ce așteptări are? Cât timp are, cum prefera comunicarea? etc. Caută (înainte de a construi prezentarea) să observi publicul, să interacționezi cu el, să il descoperi, să il cunoști foarte bine, pentru a putea să il înțelegi și să empatizezi cu fiecare om din el, pentru a putea să îi spui povestea.

3. Ce obiective de comunicare ai?

Dacă publicul ar putea să retina un singur lucru, care ar fi acela? De pilda, din prezentarea aceasta, noi ne dorim să rămâi cu ideea că o prezentare își atinge scopul, dacă este o prezentare care spune o poveste. Alege deci, o idee centrală, doar una. Mai poți stabili pe lângă ideea principală alte 2 idei. Însă, niciodată mai multe, nu le vei putea transmite pe toate într-o prezentare – maxim 1+2. Idea principală trebuie să fie simplă, să reprezinte un sens profund, ușor de înțeles. Va trebui să o repeți des, în cât mai multe slide-uri (fie că e scrisă, fie ca o vei spune). Celelalte 2 trebuie să se lege cu ideea principală, să curgă din ea.

4. Contextul și structură

Care este contextul de comunicare? Cum interacționezi cu publicul? Prezentarea va fi cu public larg, cu public restrâns, trimisă pe email, susținută într-o întâlnire de vânzări, într-un pitch? E foarte important acest aspect, în funcție de el vei folosi un anumit mod de creare și prezentare. De pilda, pentru pitch-uri, noi recomandăm infograficele printate, pentru public larg slider-urile PPT cu puțin conținut, pentru prezentări trimise pe email broșuri animate care permit interacțiune.

5. Spune o poveste

Ești în situata următoare: ai un public (și personas), îi cunoști nevoile, așteptările, comportamentul; vrei să retina o idee principală (+2 idei derivate), ai contextul (știi cum le vei comunică) – acum e momentul să le spui o poveste. Numai așa le vei capta interesul. Ce înseamnă să le spui o poveste? Înseamnă să empatizezi cu ei și să le vorbești despre experiențe reale sau imaginare care se leagă într-un sir logic, cu expoziție (personaje, loc, timp), cu intriga, conflict, desfășurare acțiune și cu încheiere. Pot fi despre tine, despre experiențele tale (dar atenție, nu te transforma într-un erou, nu uita smerenia). Oamenii se deschid la povești, simt empatie când aud povești și vad oameni, trăiesc emoție. Emoția, nu uita de ea, o poveste are emoție, fii autentic/a, trăiește ceea ce spui!

6. Interacțiune

Ești în situația următoare: tu comunici cu el/ea (omul din public) fie direct, fie indirect (printr-o prezentare trimisă pe email). E important să generezi interacțiune. Acesta este un mod în care deschizi noi punți de comunicare sau întărești unele existente. Interacțiunea este o metoda de a genera/ a amplifica empația. Interacțiunea se poate crea astăzi în orice fel de comunicare, directă sau indirectă.

7. Design

Acordă atenție design-ului prezentării. Trebuie să existe armonie și, mai ales, trebuie să existe mult conținut grafic – fotografie, scheme logice. În contextul unei prezentări trimise pe email, se poate folosi mai mult text. Un design bun este un design simplu, curat, în care elementele sunt în armonie, unde informația este bine așezată și prezentată într-o ordine atent aleasă.

8. Branding

În ce măsura prezentarea făcută se corelează cu elementele de brand ale organizației? Duce mai departe viziunea, valorile? Este în armonie cu promisiunea de brand, cu caracterul brandului? În ce măsura este respectat style guide-ul?

9. Simplifica!

Pornește de la premiza că lucrurile cu adevărat valoroase sunt lucrurile cu adevărat simple (less is more). Simplifica! După primul draft, simplifica! Caută în fiecare moment să renunți la înțelesuri și idei noi pentru a te concentra pe ceea ce este important, simplifica!!

10. Schimba rolurile

Pune-te în fiecare etapa în “pielea lui/ei”, a interlocutorului/interlocutoarei. Vezi în ce măsura există empatie, relevantă, conținut valoros în comportamentul și prezentarea ta. Fii critic și îmbunătățește acest aspect în fiecare etapa. Schimba rolul!

11. Mai bine, mai simplu

Alocați timp și revizuiește de mai multe ori prezentarea. Șlefuiește-o, așa cum un bijutier șlefuiește piatra prețioasă, pentru a scoate maxim din ea. Dacă prezentarea va fi ținută în față unui public larg sau unul restrâns (nu trimisă pe email), exersează, nimic nu te va ajuta mai mult ca repetiția. Fii critic, există empatie, relevantă, conținut valoros în comportamentul și prezentarea ta?