1. Mindset & mood (Starea ta generala si cea din momentul constructiei prezentarii) 

Procesul acesta de a crea o prezentare, de fapt, de a incerca sa “aduci lumina” in mintea si sufletul fiecarui om din publicul ales, este o activitate foarte importanta, dar si foarte frumoasa. Bucura-te de ea, intelege pe deplin scopul ei si da maximul, creeaza cea mai buna prezentare a celei mai bune variante ale tale. In plus, atunci cand te apuci de treaba, fii pozitiv/a, relaxat/a, dornic/a sa daruiesti ceva, ceva valoros, care sa genereze schimbarea. Aloca timp suficient.

Tine minte – bucura-te de proces, acorda-i importanta si timp – esti cu un pas mai aproape de a crea prezentarea care sa spuna o poveste.

2. Cu cine vorbesti? Empatizeaza!

Prezentarea aceasta este un mesaj care porneste de la un om (tu) catre un alt om (dintr-un grup de oameni). Porneste de la premiza aceasta, tu comunici cu un om. E important sa il cunosti, e important sa il intelegi si e important sa empatizezi cu el. Altfel, nu vei putea sa spui o poveste, vei comunica sec, doar niste date.

Cui te adresezi, cine este omul din fata ta? Creeaza personas (nume, prenume, locul in care traieste, studii, varsta, gen, familie, venituri, obiceiuri, comportament intr-o zi etc.) – e bine sa folosesti/creezi personas care sa fie relevante pentru scopul comunicarii tale – adica, daca tu vizezi partea profesionala, cauta sa acoperi prin personas cat mai mult din comportamentul de la birou. Ce nevoi are? Ce asteptari are? Cat timp are, cum prefera comunicarea? etc.

Cauta (inainte de a construi prezentarea) sa observi publicul, sa interactionezi cu el, sa il descoperi, sa il cunosti foarte bine, pentru a putea sa il intelegi si sa empatizezi cu fiecare om din el, pentru a putea sa ii spui povestea.

3. Ce obiective de comunicare ai?

Daca publicul ar putea sa retina un singur lucru, care ar fi acela? De pilda, din prezentarea aceasta, noi ne dorim sa ramai cu ideea ca o prezentare isi atinge scopul, daca este o prezentare care spune o poveste. Alege deci, o idee centrala, doar una.

Mai poti stabili pe langa ideea principala alte 2 idei. Insa, niciodata mai multe, nu le vei putea transmite pe toate intr-o prezentare – maxim 1+2.

Idea principala trebuie sa fie simpla, sa reprezinte un sens profund, usor de inteles. Va trebui sa o repeti des, in cat mai multe slide-uri (fie ca e scrisa, fie ca o vei spune). Celelalte 2 trebuie sa se lege cu ideea principala, sa curga din ea.

4. Contextul si structura

Care este contextul de comunicare? Cum interactionezi cu publicul? Prezentarea va fi cu public larg, cu public restrans, trimisa pe email, sustinuta intr-o intalnire de vanzari, intr-un pitch? E foarte important acest aspect, in functie de el vei folosi un anumit mod de creare si prezentare. De pilda, pentru pitch-uri, noi recomandam infograficele printate, pentru public larg slider-urile PPT cu putin continut, pentru prezentari trimise pe email brosuri animate care permit interactiune.

5. Spune o poveste

Esti in situata urmatoare: ai un public (si personas), ii cunosti nevoile, asteptarile, comportamentul; vrei sa retina o idee principala (+2 idei derivate), ai contextul (stii cum le vei comunica) – acum e momentul sa le spui o poveste. Numai asa le vei capta interesul. Ce inseamna sa le spui o poveste? Inseamna sa empatizezi cu ei si sa le vorbesti despre experiente reale sau imaginare care se leaga intr-un sir logic, cu expozitie (personaje, loc, timp), cu intriga, conflict, desfasurare actiune si cu incheiere. Pot fi despre tine, despre experientele tale (dar atentie, nu te transforma intr-un erou, nu uita smerenia). Oamenii se deschid la povesti, simt empatie cand aud povesti si vad oameni, traiesc emotie. Emotia, nu uita de ea, o poveste are emotie, fii autentic/a, traieste ceea ce spui!

6. Interactiune

Esti in situatia urmatoare: tu comunici cu el/ea (omul din public) fie direct, fie indirect (printr-o prezentare trimisa pe email). E important sa generezi interactiune. Acesta este un mod in care deschizi noi punti de comunicare sau intaresti unele existente. Interactiunea este o metoda de a genera/ a amplifica empatia.

Interactiunea se poate crea astazi in orice fel de comunicare, directa sau indirecta.

7. Design

Acorda atentie design-ului prezentarii. Trebuie sa existe armonie si, mai ales, trebuie sa existe mult continut grafic – fotografie, scheme logice. In contextul unei prezentari trimise pe email, se poate folosi mai mult text. Un design bun este un design simplu, curat, in care elementele sunt in armonie, unde informatia este bine asezata si prezentata intr-o ordine atent aleasa.

8. Branding

In ce masura prezentarea facuta se coreleaza cu elementele de brand ale organizatiei? Duce mai departe viziunea, valorile? Este in armonie cu promisiunea de brand, cu caracterul brandului? In ce masura este respectat style guide-ul?

9. Simplifica!

Porneste de la premiza ca lucrurile cu adevarat valoroase sunt lucrurile cu adevarat simple (less is more). Simplifica! Dupa primul draft, simplifica! Cauta in fiecare moment sa renunti la intelesuri si idei noi pentru a te concentra pe ceea ce este important, simplifica!!

10. Schimba rolurile

Pune-te in fiecare etapa in “pielea lui/ei”, a interlocutorului/interlocutoarei. Vezi in ce masura exista empatie, relevanta, continut valoros in comportamentul si prezentarea ta. Fii critic si imbunatateste acest aspect in fiecare etapa. Schimba rolul!

11. Mai bine, mai simplu

Alocati timp si revizuieste de mai multe ori prezentarea. Slefuieste-o, asa cum un bijutier slefuieste piatra pretioasa, pentru a scoate maxim din ea.

Daca prezentarea va fi tinuta in fata unui public larg sau unul restrans (nu trimisa pe email), exerseaza, nimic nu te va ajuta mai mult ca repetitia. Fii critic, exista empatie, relevanta, continut valoros in comportamentul si prezentarea ta?